D. Ketentuan Baku Administrasi dan Prosedur Penerbitan SKL Program Sarjana

Syarat-syarat pengurusan administrasi akhir kelulusan ujian sidang Program Sarjana berdasarkan ketentuan yang mengacu pada Surat WRPK No. 5161/IT3/PP/2020 yang mengatur tentang sebagaimana disebutkan pada butir G yaitu tentang penerbitan Surat Keterangan Lulus (SKL) dan prosedur penerbitan SKL secara daring dengan mengikuti ketentuan baku yang diatur sebagai berikut :

a. Persyaratan administrasi untuk memperoleh SKL:
(1) File digital Lembar Pengesahan Tugas Akhir yang sudah ditandangani Komisi Pembimbing dan Ketua Departemen, atau bukti digital lain terkait pengesahan tugas akhir (screenshoot persetujuan tugas akhir melalui email/aplikasi chat)
(2) File digital bukti lunas UKT semester berjalan
(3) File digital tugas akhir final
(4) File digital pasphoto berwarna
(5) File digital bukti distribusi skripsi berupa surat perjanjian akan melakukan pendistribusian skripsi dalam bentuk hardcopy setelah periode pembatasan masuk kampus berakhir. Surat perjanjian ini harus mendapat persetujuan dan tanda tangan salah satu Komisi Pembimbing
(6) File digital surat keterangan bebas pinjaman (clearing online) dari KPAP
(7) File digital bukti bebas repositori mandiri dari perpustakaan IPB
(8) File digital isian biodata alumni dari Departemen

b. Prosedur:
(1) Mahasiswa menghubungi Staf Adiministrasi Akademik Departemen secara tanpa tatap muka menggunakan fasilitas email atau chat untuk mendapatkan formulir pengajuan SKL dan isian biodata alumni
(2) Mahasiswa mengisi formulir dan menyerahkan persyaratan secara daring menggunakan fasilitas email atau chat, khusus surat keterangan bebas pustaka dari perpustakaan IPB dapat dilakukan secara paralel dengan pengurusan SKL (disusulkan jika sudah diperoleh surat tersebut).
(3) Staf Administrasi Akademik Departemen mengecek kelengkapan dokumen dan mengirimkan file digital bukti pengambilan SKL dan memperbaharui data SIMAK (diverifikasi jika dinyatakan lengkap).
(4) KTU Departemen memverifikasi dan memaraf surat permohonan penerbitan SKL
(5) Staf Administrasi di Dekanat membubuhkan cap Fakultas dan stempel tanggal lulus pada SKL dan transkrip nilai serta memverifikasi SKL dan transkrip nilai serta mengirimkan file digitalnya ke Sistem Informasi Akademik (SIMAK)

Formulir Permohonan Pembuatan SKL dapat diunduh dan selanjutnya diisi ybs dan disisipkan foto 3×4. Selain itu dilampirkan juga file digital yaitu : Bukti Clearing Online, Bukti Lunas UKT semester berjalan, Keterangan Bebas Repositori Mandiri, Bukti Lunas UKT semester berjalan, selanjutnya upload ke student portal mahasiswa.

Pengisian Form Riwayat Studi S1 dan Survey Kepuasan Pengguna secara daring (wajib), diisi sebelum pengambilan lembar SKL. Alamat telah disediakan dan mempersiapkan file digital untuk diunggah ke aplikasi google form berikut dengan menggunakan akun (apps). :

Hal yang perlu diperhatikan dalam memudahkan identifikasi penamaan file sebagai berikut :

1. Softfile Formulir Isian Pengajuan Pembuatan SKL (format penamaan file NIM_ nama-mahasiswa_Form-SKL.pdf)
2. Softfile Form Clearing yang sudah disahkan TU Fakultas (format penamaan file NIM_ nama-mahasiswa_form_clearing.pdf)
3. Foto dengan jaket almamater ukuran 3 x 4 cm dengan extensi file jpg/pdf (format penamaan file NIM_nama-mahasiswa_foto.jpg/pdf).
4. Foto dengan jaket almamater ukuran postcard (3R) dengan extensi file jpg/pdf (format penamaan file NIM_ nama-mahasiswa_foto.jpg/pdf).
5. Skripsi final (Full) yang sudah ditandatangani dosen pembimbing, ketua departemen dan disahkan cap basah (stempel Fakultas) dengan extensi file pdf (format penamaan file NIM_nama-mahasiswa_skipsi.pdf)
6. Abstrack skipsi dan lembar pengesahan skripsi (gabung menjadi 1 file) dengan extensi file pdf (format penamaan file NIM_ nama-mahasiswa_abstrack.pdf)
7. Softfile Surat Keterangan Bebas Pustaka IPB dengan extensi file pdf /png/jpg (format penamaan file NIM_ nama-mahasiswa_PustakaIPB.pdf)
8. Softfile Surat Perjanjian Pendistribusian Skripsi (bermaterai) setelah periode pembatasan masuk berakhir dan disetujui salah satu pembimbing yang dibuat oleh Lulusan ybs.